Elke order twee keer aangeraakt
De klant heeft de bestelling al ingetypt — in een mail of eigen systeem. Daarna doet uw binnendienst het nóg een keer.
Orderverwerking
Orderverwerking automatiseren: van inbox naar systeem
Orders komen binnen per mail, als PDF, telefonisch of via een portaal — en iemand van de binnendienst typt ze over in het pakket. Elke dag, elke order, met alle fouten en vertraging van dien. Dat kan anders: in een bestelportaal voeren klanten hun orders zelf in, en orders uit mail en PDF inlezen bouwen we erbij, met een controlestap waar ú dat wilt.
30 minuten, telefonisch of via beeld. Zo werken we.
De binnendienst als typmachine
Uw beste verkoopmensen zijn uren per dag kwijt aan werk dat geen klant ooit ziet.
Fouten bij het overnemen
Verkeerd artikelnummer, verkeerde aantallen, oude prijs. De klant merkt het bij levering — en dan is het duur.
Piekdrukte bepaalt de doorlooptijd
Op drukke dagen blijven orders liggen tot iemand tijd heeft. Precies wanneer snelheid het meest telt.
Bevestigen en terugkoppelen is handwerk
Orderbevestigingen, levertijden en backorder-berichten: allemaal losse mailtjes die iemand moet maken.
Reken het eens uit
Een kwartier per order lijkt weinig. Maar bij twintig orders per dag is dat vijf uur — elke dag, ruim duizend uur per jaar. Aan overtypen. Automatische verwerking doet hetzelfde werk in seconden, foutloos, ook om 23:00 uur en in vakantieweken. De binnendienst houdt tijd over voor waar die voor is: klanten helpen en verkopen.
Uw eigen situatie
€ 36.800
920 uur per jaar, ongeveer 0,6 fte
Precies het soort handwerk dat wij automatiseren. Hoeveel daarvan weg kan, ziet u in een proef op uw eigen data.
Plan een kennismakingEerst meedenken, dan bouwen
Zo denken wij mee
Niet elke orderstroom verdient dezelfde oplossing. Vaste afnemers met volume horen misschien in een portaal of een directe koppeling; de mailbox-orders van kleinere klanten lees je automatisch in; en die ene klant die altijd belt, blijft misschien gewoon bellen. Wij tellen eerst mee: welke orders komen hoe binnen, wat kost elke stroom aan handwerk, en waar zit de winst? Daarna kiezen we per stroom de slimste route — niet één systeem dat alles moet kunnen.
Hoe wij orderstromen automatiseren
Wij sluiten aan op hoe uw orders nú binnenkomen — en verbeteren vandaaruit.
- Een bestelportaal in het platform: de klant voert zelf in, ook buiten kantoortijd
- Klantspecifieke prijzen en kortingen automatisch toegepast
- Automatische orderbevestiging naar de klant
- Orders in het platform, gekoppeld aan uw pakket: Exact Online, Multivers en KCS Wholesale zitten erin, een ander pakket koppelen we erbij
- Orders uit e-mail en PDF automatisch inlezen, met een controlestap waar u die wilt: dat bouwen we erbij
- Elke order terug te vinden, van bestelling tot factuur
Zo doet het platform dat
Zo werkt het bestelportaal van het platform: klanten bestellen zelf, ook buiten kantoortijd, tegen hun eigen prijzen, en de order gaat zonder overtypen door naar magazijn en administratie. Bellen en mailen kan daarnaast gewoon blijven.
In het platform
- Exact Online
- Multivers
- KCS Wholesale
- PostNL
- GLS
Bouwen we erbij als u het nodig hebt
- SnelStart
Vragen die we vaak krijgen
Onze orders komen als vrije tekst en PDF's. Kan dat wel automatisch?
Ja, maar dat zit niet standaard in het platform: dat inlezen bouwen we erbij. Wat niet zeker herkend wordt, komt in een controlescherm in plaats van fout in het systeem. U bepaalt zelf de grens tussen automatisch en handmatig bevestigen.
Willen onze klanten wel via een portaal bestellen?
De ervaring leert: ja, als het sneller is dan mailen. Klantspecifieke prijzen, bestelhistorie en actuele voorraad maken het portaal aantrekkelijker dan de mailbox. Wie tóch mailt, kan dat blijven doen; dat inlezen bouwen we erbij als het loont. Beide stromen kunnen naast elkaar.
Verdwijnen er dan banen op de binnendienst?
Nee — het werk verschuift. Van overtypen naar klantcontact, van corrigeren naar verkopen. Juist met de huidige personeelskrapte is dat de enige houdbare richting: groeien zonder dat de werkdruk meegroeit.
Hoe beginnen we?
Met een proef op uw eigen data: we nemen een week aan echte orders en laten zien hoe die verwerkt zouden zijn. Daarna beslist u pas over het vervolg.