De vaste eerste stap
De werkvloerscan: eerst het werk begrijpen
Een dagdeel op locatie per processtroom. We lopen mee met de mensen die het werk doen, kijken in uw systemen en leggen binnen vijf werkdagen vast wat we zagen, wat het kost en wat we voorstellen. Met een vaste prijs, ook als het advies is om niets te bouwen.
- Een dagdeel per processtroom
- Rapport binnen vijf werkdagen
- Vaste prijs, verrekend bij opdracht
Voor wie
Voor organisaties in handel, productie en zorg waar het werk op de vloer en de gegevens in het systeem uit elkaar lopen: orders die worden overgetypt, voorraad die niet klopt, afspraken die in Excel staan, registraties die dubbel gebeuren. Van een groothandel met twintig mensen tot een organisatie met een paar honderd.
We kijken per processtroom, één dagdeel per stroom. In een grotere organisatie kiezen we in de kennismaking samen de stromen waar het meest te winnen is. In de zorg zijn dat bijvoorbeeld registraties en opleidingen, materialen per afdeling of de administratie rond de zorg.
Processtromen die we vaak bekijken
- Order tot factuurHoe orders binnenkomen, worden ingevoerd, gepickt, verzonden en gefactureerd.
- Inkoop en ontvangstVan bestelvoorstel tot ontvangst op de werkvloer, met de afwijkingen erbij.
- MagazijnPicken, verplaatsen en tellen: waar voorraad en systeem uit elkaar lopen.
- ProductieVan werkorder tot gereedmelding, met stuklijsten en capaciteit.
- KlantafsprakenPrijzen, staffels en uitzonderingen: waar ze staan en wie ze bijhoudt.
Hoe een scan verloopt
Vooraf
We spreken af welke processtroom, met wie we meelopen en in welke systemen we kijken. U legt een paar voorbeelden klaar, zoals orders van vorige week of een telling.
Op locatie
We lopen een order of een zending van begin tot eind mee, met de mensen die het werk doen. We tellen: hoe vaak, hoe lang, en waar het misgaat.
In de systemen
We kijken wat uw pakket al kan. Soms zit de oplossing in een instelling die uit staat, of in een andere volgorde van werken.
Het rapport
Binnen vijf werkdagen: wat we zagen, wat het kost, wat we voorstellen met een vaste prijs per stap, en wat we níet zouden doen.
Bespreken
We nemen het rapport samen door. U beslist of, en met welke stap, we verdergaan.
Zo ziet een rapport eruit
Twee pagina's in gewone taal: wat we zagen, wat het kost, wat we voorstellen en wat we niet zouden doen.
Werkvloerscan · Order tot factuur
Demohandel Noord
Wat we zagen
- Orders
- 26 van de 40 orders per dag komen per mail binnen en worden overgetypt: gemiddeld 9 minuten per order, gemeten bij 15 orders.
- Picken
- Bij 7 van de 30 orderregels die we volgden, klopte de voorraad op de picklocatie niet met het systeem. Zes keer kwam dat door retouren die pas aan het eind van de dag worden geboekt.
- Prijzen
- Bij het invoeren van orders zoekt de binnendienst voor 14 klanten de staffelprijs op in een Excel naast het pakket. Het pakket kan staffels zelf; die functie staat uit.
Wat het kost
- Overtypen: 26 orders × 9 minuten is bijna 4 uur per dag, ruim 800 uur per jaar.
- Voorraadverschillen: zoeken, nabellen en corrigeren, naar schatting een uur per dag in het magazijn.
Wat we voorstellen
- Staffels in het pakket aanzetten. De afspraken uit de Excel overzetten. Geen bouwwerk: een instelling en een middag samen.
- Retouren scannen bij binnenkomst. Eén stap erbij in de scan-app; daarmee verdwijnt de grootste bron van verschillen.
- Bestelportaal voor de klanten die nu mailen. Eerst een proef met drie vaste klanten, daarna beslissen.
Wat we niet zouden doen
Geen nieuw ERP. Het pakket doet wat het moet doen; het gat zit ernaast.
Wie het doet
U spreekt dus de mensen die het daarna ook bouwen en beheren.
Wat het níet is
- Geen verkoopgesprek in vermomming: soms is het advies om niets te bouwen.
- Geen beoordeling van mensen: we kijken naar het werk, niet naar wie het doet.
- Geen dik rapport: twee pagina's die u kunt gebruiken, ook als u niet met ons verdergaat.
Wat het kost
Een vaste prijs per processtroom, die u vooraf weet. Gaat u met ons verder, dan verrekenen we de scan. Het bedrag hoort u in de kennismaking.
Daarna
Na de scan beslist u. Gaat u verder, dan volgt een proef op uw eigen gegevens, daarna de livegang en het beheer. Wat we daarbij vastleggen, leest u op de pagina over wat u van ons kunt verwachten.
Vragen over de werkvloerscan
Wat kost een werkvloerscan?
Een vaste prijs per processtroom, die u vooraf weet en die we verrekenen als u met ons verdergaat. Het bedrag hoort u in de kennismaking.
Hoeveel processtromen laten we scannen?
Zoveel als nodig is voor een goede beslissing. We beginnen bij de stroom die het meest kost, zoals order tot factuur of de ontvangst. In een grotere organisatie kiezen we in de kennismaking samen welke stromen meedoen.
Wie doet de scan?
Sander van der Sluijs. Waar het om koppelingen en systemen gaat, kijkt Edward mee. U spreekt dus de mensen die het daarna ook bouwen en beheren.
En als het advies is om niets te bouwen?
Dan staat dat in het rapport, met de reden. Soms zit de oplossing in een instelling van uw pakket of in een andere volgorde van werken. U betaalt dan alleen de scan.
Wat hebben jullie van ons nodig?
Een dagdeel van de mensen die het werk doen, de gelegenheid om mee te kijken in de systemen en een paar voorbeelden, zoals orders of een telling. Wat we bij u zien, gebruiken we alleen voor uw opdracht.