06-33399992Plan een kennismaking

Privacyverklaring

Wat wij met uw gegevens doen als u deze website bezoekt, contact met ons opneemt of als wij u benaderen: welke gegevens, waarom, hoe lang, met wie we ze delen en welke rechten u heeft. In gewone taal.

Versie van

1. Wie wij zijn

Deze website is van Extracom, het bedrijf van Sander van der Sluijs, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 52160246. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze verklaring staan.

Deze verklaring gaat over de website, het contact dat daaruit voortkomt en het contact dat wij zelf leggen. Bouwen of beheren wij software waarin u als klant persoonsgegevens verwerkt, dan zijn wij uw verwerker en leggen we de afspraken vast in een verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens we verwerken

Als u het formulier invult

Via het formulier op deze website ontvangen wij uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en uw vraag. Als u ze invult ook uw telefoonnummer, het aantal medewerkers van uw bedrijf, het pakket dat u nu gebruikt en hoe u bij ons kwam. Daarnaast stuurt het formulier mee via welke pagina u kwam en op welke pagina van deze site u binnenkwam, met eventuele campagnecodes in dat adres. Zo weten wij waar uw vraag over gaat en hoe u ons vond. Die eerste pagina houdt de site alleen bij zolang de pagina open is; er wordt niets op uw apparaat opgeslagen.

Als u ons mailt, belt of appt

Dan verwerken wij de gegevens die u zelf meestuurt, zoals uw naam, contactgegevens en de inhoud van uw bericht. Kiest u voor WhatsApp, dan verwerkt WhatsApp (Meta) uw bericht volgens zijn eigen privacybeleid.

Als wij u benaderen

Wij stellen ons werk soms zelf voor aan groothandels in Groningen, Friesland en Drenthe, per brief of telefoon. De gegevens daarvoor komen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel: de bedrijfsnaam, het adres, de bedrijfsactiviteit, het aantal medewerkers en de naam van de eigenaar of bestuurder. Het telefoonnummer zoeken we op de website van het bedrijf. We noteren ook wanneer we contact hadden en wat we afspraken.

In de eerste brief of het eerste gesprek zeggen we waar we uw gegevens vandaan hebben. Wilt u niet meer benaderd worden, zeg het ons, of mail naar [email protected]. Dan stoppen we direct. Op LinkedIn sturen we alleen een bericht als we elkaar al gesproken hebben.

Ons overzicht van aanvragen

Elke aanvraag zetten we in een intern overzicht, om op te volgen en terug te bellen: de datum, hoe u bij ons kwam, uw bedrijfsnaam, het aantal medewerkers, uw huidige pakket, uw vraag in het kort, en wat er met de aanvraag gebeurde. Alleen de mensen van Extracom die aanvragen behandelen, kunnen dat overzicht inzien.

Als u de website bezoekt

Om de website te kunnen tonen en te beveiligen, verwerkt de server technische gegevens zoals uw IP-adres, het type browser en het tijdstip van uw bezoek. Wij gebruiken die gegevens niet om u te volgen of een profiel van u te maken.

Bent u verplicht gegevens te geven?

Nee. Maar zonder naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en vraag kunnen we een aanvraag via het formulier niet in behandeling nemen. De andere velden zijn niet nodig; ze helpen ons alleen om u gerichter te antwoorden.

3. Waarom en op welke grondslag

  • Uw vraag beantwoorden en een eventuele opdracht voorbereiden: als u zelf onze (toekomstige) opdrachtgever bent, omdat u daar zelf om vraagt (art. 6 lid 1 sub b AVG). Schrijft u namens uw werkgever of een andere organisatie, dan op grond van ons gerechtvaardigd belang om uw vraag te kunnen beantwoorden (art. 6 lid 1 sub f AVG).
  • Aanvragen opvolgen in ons overzicht: ons gerechtvaardigd belang om terug te bellen en bij te houden wat we hebben afgesproken (art. 6 lid 1 sub f AVG).
  • Een veilige en werkende website: ons gerechtvaardigd belang om de site te leveren en misbruik te voorkomen (art. 6 lid 1 sub f AVG).
  • Bedrijven benaderen per brief of telefoon: ons gerechtvaardigd belang om ons werk voor te stellen aan bedrijven die er iets aan kunnen hebben (art. 6 lid 1 sub f AVG). U kunt daar altijd bezwaar tegen maken.
  • Wettelijke verplichtingen: zoals de fiscale bewaarplicht als er een opdracht uit voortkomt (art. 6 lid 1 sub c AVG).

Wij sturen u zonder uw toestemming geen nieuwsbrief en geen reclame per e-mail, app of sms, en wij verkopen uw gegevens nooit.

4. Cookies en meten

Deze website plaatst geen tracking- of marketingcookies en gebruikt geen advertentie- of analysediensten van derden. Ook de lettertypen worden vanaf onze eigen server geladen, zodat uw IP-adres daarvoor niet naar een ander bedrijf gaat.

5. Hoe lang we gegevens bewaren

  • Aanvragen, correspondentie en ons overzicht van aanvragen die niet tot een opdracht leiden: tot uiterlijk twee jaar na het laatste contact.
  • Gegevens die bij een opdracht horen (offertes, facturen, afspraken): zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
  • Gegevens van bedrijven die wij benaderen: tot uiterlijk twaalf maanden na het laatste contact. Wilt u niet meer benaderd worden, dan bewaren we alleen uw bedrijfsnaam met die aantekening, zodat we u niet opnieuw benaderen.
  • Technische gegevens: het IP-adres waarmee een formulier wordt verstuurd, houdt de server hooguit ruim tien minuten bij in zijn werkgeheugen, om misbruik te voorkomen. Een bezoekerslogboek houden wij niet bij, en foutmeldingen van de server bevatten geen gegevens uit het formulier. Onze hostingpartijen (zie hieronder) kunnen voor de beveiliging van hun netwerk technische gegevens zoals IP-adressen vastleggen, volgens hun eigen bewaartermijnen.

6. Met wie we gegevens delen

Wij delen uw gegevens alleen met partijen die ons helpen de website en ons contact te laten werken, en alleen voor zover dat nodig is:

  • Hosting: de website draait bij DigitalOcean, in een datacenter in Amsterdam. DigitalOcean levert de pagina's af via het netwerk van Cloudflare, dat daarbij technische gegevens zoals uw IP-adres verwerkt.
  • E-mail: uw aanvraag komt bij ons binnen via onze e-mailprovider.

Met deze partijen hebben wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. DigitalOcean en Cloudflare zijn Amerikaanse bedrijven; voor zover gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Beveiliging

De website gebruikt een versleutelde verbinding (HTTPS). Alleen de mensen van Extracom die uw vraag behandelen, kunnen uw gegevens inzien. Merkt u iets op dat niet klopt, of vermoedt u een beveiligingsprobleem? Mail ons via [email protected].

8. Uw rechten

U kunt ons vragen om de gegevens die wij van u hebben in te zien, te corrigeren, te verwijderen of over te dragen, of de verwerking te beperken. U kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking; tegen het gebruik van uw gegevens om u te benaderen altijd, en dan stoppen we daar direct mee (art. 21 AVG). Stuur uw verzoek naar [email protected]; wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen wie u bent.

Komen we er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe wij met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat altijd de datum van de laatste versie.