Bij een invoering die uitloopt, hoor je achteraf vaak hetzelfde. De software deed wat hij moest doen, maar de mensen hadden er geen tijd voor, de gegevens bleken vervuild en niemand wist precies wanneer het goed genoeg was. Dat is geen pech. Dat is vooraf te regelen.
Mensen
Wijs sleutelgebruikers aan: per afdeling iemand die het werk kent en mag meebeslissen. Geef ze er tijd voor naast hun gewone werk, en zet die tijd in de planning. Zonder die tijd test niemand echt, en vindt de werkvloer de fouten pas op de eerste dag dat het live is.
Gegevens
Artikelen, klanten, prijsafspraken: wat in het oude systeem staat, gaat mee, inclusief alles wat er in de loop der jaren in is geslopen. Schoon dat op vóór de overzetting, en doe eerst een proefoverzetting. Leg vast wie eigenaar is van welke gegevens; anders blijft het opschonen liggen tot het te laat is.
Afspraken
Spreek af wat er op dag één moet werken en wat later kan. Leg per processtroom vast wanneer het goed is: dat is uw acceptatie. Kies een vast moment waarop u samen beslist of u live gaat, met criteria die vooraf vastliggen. En regel de nazorg: wie belt u in de eerste weken, en hoe snel wordt er gereageerd?
Een korte lijst om vooraf vast te leggen
- Wie de sleutelgebruikers zijn, en hoeveel uur per week zij ervoor krijgen
- Welke stromen eerst gaan, en welke later
- Wanneer een stroom geaccepteerd is
- Een proef op uw eigen gegevens vóór de livegang
- De datum en de criteria voor go of no-go
- Hoe lang de nazorg duurt, en wie u belt
- Wat er in het beheer zit na de livegang
Klein beginnen helpt
Hoe groter de eerste stap, hoe meer er tegelijk mis kan gaan. Begin met de stroom die het meest oplevert, laat die werken en neem daarna de volgende. Zo leren uw mensen het systeem in stappen kennen, en ziet u na elke stap of het de moeite waard is om door te gaan.
Zo werken we zelf: eerst de werkvloer, een proef op uw eigen gegevens, en na elke stap beslist u. Lees onze werkwijze, of wat we bij een groter traject vooraf afspreken.